Die Schredderaktion der (Drucker?)Festplatten aus dem Bundeskanzleramt, die derzeit DAS Gesprächsthema in Österreich ist, kann – so ein Artikel in der Tageszeitung “Die Presse” – strafrechtliche, dienstrechtliche und politische Konsequenzen haben.
Sie hören bzw lesen von dieser schräge Aktion und …
… welche Frage stellt sich zusätzlich den Personalisten hierbei? …..
Gibt es für die geschredderten Unterlagen keine Aufbewahrungsfristen?
Gefährlich und teuer (siehe Antwort unten auf Praxisfrage C) ist´s, wer mit dem Reisswolf tanzt, denn zahlreiche abgabenbedeutsamen Unterlagen sind aufzubewahren, entweder in Papierform oder durch Erfassung auf Datenträgern.
Letzteres setzt voraus, dass eine vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren jederzeit gewährleistet ist. Dies verlangt § 132 Bundesabgabenordnung.
Antworten auf die 3 häufigsten Praxisfragen:
1.) 7 Jahre sind vorbei: Können Lohnkonten problemlos vernichtet werden?
Nicht immer: Lohnkonten und andere abgabenrechtliche Unterlagen sind dann länger als 7 Jahre aufzubewahren, wenn sie für die Abgabenerhebung betreffende anhängige (Beschwerde)Verfahren von Bedeutung sind.
2.) 7 Jahre sind vorbei: Bei uns ist es üblich, dass wir auch Jahre danach noch die Unterlagen aus der Personalverrechnung aufbewahren – Problem?
Das hängt von den konkreten Unterlage (Daten) ab. Bedenken Sie, dass das Datenschutzrecht Datenspeicherungen nur solange zulässt, als dies für die Verrechnung und/oder – zB im Arbeitsrecht – für die Geltendmachung eines Anspruches oder der Abwehr eines zu Unrecht erhobenen arbeitsrechtlichen Anspruches erforderlich ist. Danach besteht eine Löschpflicht.
3.) Mangelhafte Aufbewahrung: Was sind die Konsequenzen?
Können Bemessungsgrundlagen für Abgaben deshalb nicht berechnet werden, weil die Grundlagen aufgrund fehlender oder mangelhafter Aufbewahrung nicht vorhanden sind, kann die Behörde schätzen.
Dafür, dass die Behörde schätzen darf, muss ‒ als objektive Voraussetzung erforderlich ‒ es unmöglich sein, die Besteuerungsgrundlagen zu ermitteln bzw zu berechnen, zB weil die entsprechenden Grundlagen nicht aufbewahrt oder aus sonstigen Gründen nicht vorhanden sind.
Einigen GPLA-Prüfern in das Stammbuch geschrieben: Bloße “Schwierigkeiten” sachlicher oder rechtlicher Natur, die bei der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen bestehen ‒ weil zB die genaue Berechnung viel Zeit, Arbeit und Mühen kostet ‒, lösen keine Schätzungsbefugnis aus (z. B. VwGH 13. 9. 2006, 2002/13/0105).
Keine Schätzbefugnis ist gegeben, nur weil eine Mitwirkungspflicht verletzt wurde, es sei denn, aufgrund dieser Pflichtverletzung ist eine genaue Ermittlung (Berechnung) der Besteuerungsgrundlagen unmöglich.
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