Die Schred­der­ak­ti­on der (Drucker?)Festplatten aus dem Bun­des­kanz­ler­amt, die der­zeit DAS Gesprächs­the­ma in Öster­reich ist, kann – so ein Arti­kel in der Tages­zei­tung “Die Pres­se” – straf­recht­li­che, dienst­recht­li­che und poli­ti­sche Kon­se­quen­zen haben.

Sie hören bzw lesen von die­ser schrä­ge Akti­on und …

… wel­che Fra­ge stellt sich zusätz­lich den Per­so­na­lis­ten hierbei? …..

Gibt es für die geschred­der­ten Unter­la­gen kei­ne Auf­be­wah­rungs­fris­ten?

Gefähr­lich und teu­er (sie­he Ant­wort unten auf Pra­xis­fra­ge C) ist´s, wer mit dem Reiss­wolf tanzt, denn zahl­rei­che abga­ben­be­deut­sa­men Unter­la­gen sind auf­zu­be­wah­ren, ent­we­der in Papier­form oder durch Erfas­sung auf Datenträgern. 

Letz­te­res setzt vor­aus, dass eine voll­stän­di­ge, geord­ne­te, inhalts­glei­che und urschrift­ge­treue Wie­der­ga­be bis zum Ablauf der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­frist von 7 Jah­ren jeder­zeit gewähr­leis­tet ist. Dies ver­langt § 132 Bundesabgabenordnung.

Ant­wor­ten auf die 3 häu­figs­ten Pra­xis­fra­gen:

1.) 7 Jah­re sind vor­bei: Kön­nen Lohn­kon­ten pro­blem­los ver­nich­tet werden?

Nicht immer: Lohn­kon­ten und ande­re abga­ben­recht­li­che Unter­la­gen sind dann län­ger als 7 Jah­re auf­zu­be­wah­ren, wenn sie für die Abga­ben­er­he­bung betref­fen­de anhän­gi­ge (Beschwerde)Verfahren von Bedeu­tung sind.

2.) 7 Jah­re sind vor­bei: Bei uns ist es üblich, dass wir auch Jah­re danach noch die Unter­la­gen aus der Per­so­nal­ver­rech­nung auf­be­wah­ren – Problem?

Das hängt von den kon­kre­ten Unter­la­ge (Daten) ab. Beden­ken Sie, dass das Daten­schutz­recht Daten­spei­che­run­gen nur solan­ge zulässt, als dies für die Ver­rech­nung und/oder – zB im Arbeits­recht – für die Gel­tend­ma­chung eines Anspru­ches oder der Abwehr eines zu Unrecht erho­be­nen arbeits­recht­li­chen Anspru­ches erfor­der­lich ist. Danach besteht eine Lösch­pflicht.

3.) Man­gel­haf­te Auf­be­wah­rung: Was sind die Konsequenzen?

Kön­nen Bemes­sungs­grund­la­gen für Abga­ben des­halb nicht berech­net wer­den, weil die Grund­la­gen auf­grund feh­len­der oder man­gel­haf­ter Auf­be­wah­rung nicht vor­han­den sind, kann die Behör­de schätzen.

Dafür, dass die Behör­de schät­zen darf, muss ‒ als objek­ti­ve Vor­aus­set­zung erfor­der­lich ‒ es unmög­lich sein, die Besteue­rungs­grund­la­gen zu ermit­teln bzw zu berech­nen, zB weil die ent­spre­chen­den Grund­la­gen nicht auf­be­wahrt oder aus sons­ti­gen Grün­den nicht vor­han­den sind.

Eini­gen GPLA-Prü­fern in das Stamm­buch geschrie­ben: Blo­ße “Schwie­rig­kei­ten” sach­li­cher oder recht­li­cher Natur, die bei der Ermitt­lung der Besteue­rungs­grund­la­gen bestehen ‒ weil zB die genaue Berech­nung viel Zeit, Arbeit und Mühen kos­tet ‒,  lösen kei­ne Schät­zungs­be­fug­nis aus (z. B. VwGH 13. 9. 2006, 2002/13/0105).