Kennen Sie das? Die Reisekostenabrechnung landet auf Ihrem Tisch — und schon beim ersten Blick ahnen Sie: Da stimmt was nicht.
Ludmilla Spesenreichova rauft sich wieder einmal ihre lockigen Haare. Ihr „Lieblingskollege“ Karl Schlaumeier hat ihr gerade zum x‑ten Mal den letzten Nerv gezogen. Sie ist zuständig für die Reiseabrechnung in der Maschinenhandels GmbH mit Sitz in Wien.
Karl ist Außendienstmitarbeiter und — passend zu seinem Nachnamen — liebt er es, bei seinen Reisekostenabrechnungen besonders „kreativ“ zu sein. Seine Reiseabrechnung für Mai 2026 enthält drei Besonderheiten, die Ludmillas Ärger ausgelöst haben.
3 kreative Fälle aus der Reiseabrechnung – die man besser im Seminar als bei der GPLB löst
Fall 1: Die Dienstreise nach Salzburg – und der Internetausdruck
Nach der Reisekostenrichtlinie der Maschinenhandels GmbH sind Strecken, soweit zumutbar, mit dem Zug zurückzulegen. Der Dienstgeber ersetzt daher höchstens die Kosten für die ÖBB 2. Klasse. Für die Strecke Wien–Salzburg–Wien wäre das zumutbar gewesen.
Tatsächlich fuhr er jedoch zum Kunden in Salzburg mit seinem Privat-Pkw.
Karl legt seiner Abrechnung für Mai 2026 einen Internetausdruck bei: Fahrpreis ÖBB 2. Klasse, Wien–Salzburg–Wien: EUR 109,80.
Diesen Betrag verlangt er als abgabenfreien Fahrkostenersatz.
Im Abrechnungsformular trägt er ein:
✓ Nachweis durch Ticket: JA
✘ Nachweis durch Fahrtenbuch: NEIN
➪ Ist die Abrechnung damit konfliktfrei, weil ein Internetausdruck über die Kosten vorliegt?
Dieser Fall lässt sich lösen, wenn man 2 wichtige Grundsätze des steuerlichen Reiseabrechnungsrechts beachtet:
Grundsatz 1
NUR die Abgeltung von Mehraufwendungen kann abgabenfrei sein. Dass Mehraufwendungen vorliegen, das muss …
Grundsatz 2
… immer durch Nachweise belegt werden!
Wie diese Grundsätze in der Praxis umgesetzt werden, damit Abrechnungen konfliktfrei sind, besprechen wir ausführlich im ARS-Reisekostenseminar.
Fall 2: Das Kilometergeld – und die Tischfräsmaschine als „Beifahrerin“
Die Weber Möbelkomponenten GmbH interessiert sich für eine Tischfräsmaschine aus dem Angebot der Maschinenhandels GmbH. Die Maschine soll zum Profilieren, Abrunden, Falzen oder Nuten von Möbelkomponenten wie Leisten, Kanten, Rahmenprofilen oder Massivholzteilen eingesetzt werden.
Kompakt, nur 75 kg schwer – und Karls Peugeot Rifter kann sie problemlos transportieren. Karl fährt zum Kunden, führt die Maschine vor Ort vor.
Der Produktionsleiter Peter Holzleitner ist begeistert und unterschreibt einen Kaufauftrag. Euphorisch darüber rechnet Karl für die gesamte Fahrstrecke ein Kilometergeld von EUR 0,50 plus einen Zuschlag von EUR 0,15 ab.
Seine Begründung: Er habe mit der Geschäftsleitung abgesprochen, dass beide Kilometergelder – also insgesamt EUR 0,65 – abgabenfrei auszuzahlen sind.
Karls Logik: Hätte er einen Kollegen mitgenommen, stünde ihm der Zuschlag von EUR 0,15 abgabenfrei zu. Die Tischfräsmaschine verursache eine nahezu identische Gewichtszusatzbelastung – also müsse der Zuschlag auch hier gelten.
➪ Logisch argumentiert – aber überzeugend?
Um es in der Sprache der Mengenlehre auszudrücken: Das Reisekostenabrechnungsrecht und die Logik haben eine ähnlich „große“ Schnittmenge wie die Lebensweise der Inuit und der Wüstenbewohner.
Zahlreiche Fälle, in denen Logik nicht zum Ziel führt, besprechen wir im ARS-Reisekostenseminar.
Fall 3: Das Mittagessen – und der rätselhafte Essensabzug
Peter Holzleitner ist von Karls Auftritt mit der Tischfräsmaschine so angetan, dass er ihn spontan zum Mittagessen einlädt.
Ludmilla kürzt daraufhin das steuerliche Inlandstaggeld wegen der Essenseinladung um EUR 15,00.
Karl protestiert: Er möchte wissen, welche Randzahl der Lohnsteuerrichtlinien diese Vorgehensweise rechtfertigt.
➪ Kennen Sie diese Randzahl?
Und falls es diese Randzahl nicht geben sollte: Hat Karl dann recht mit seiner Ansicht ➪ Kein steuerlicher Essensabzug bei einer Kundeneinladung?
Auch dieser Fall lässt sich lösen, wenn man dieselben zwei Grundsätze konsequent anwendet:
Grundsatz 1:
NUR die Abgeltung von Mehraufwendungen kann abgabenfrei sein. Dass Mehraufwendungen vorliegen, das muss …
Grundsatz 2:
… immer durch Nachweise belegt werden.
Wie diese Grundsätze in der Praxis umgesetzt werden, damit Abrechnungen konfliktfrei sind, besprechen wir ausführlich im ARS-Reisekostenseminar.
Reisekosten abrechnen ist wie Tretminen entschärfen
… ein falscher Schritt – und es wird teuer.
Dienstreisen gehören zum Alltag — Ihre korrekte Abrechnung leider nicht immer.
Typische Knackpunkte, die bei einer GPLB schnell zu empfindlichen Nachzahlungen führen:
Wer hier nicht sattelfest ist, riskiert:
- Abgabennachzahlungen
- Finanzstrafverfahren
- persönliche Verantwortung
Sieht so Ihre Reise durch den Reisekostenabrechnungs-Dschungel aus?
Dann ist das ARS-Seminar „Dienstreise aktuell“ genau das Richtige.
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Und ja: Komplexe Regeln werden im Seminar mit viel Humor verständlich gemacht. Denn trockene Materie bleibt nicht hängen – klare Bilder schon.
Das sagen begeisterte Teilnehmer*innen
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* Seminar-Veranstalter ist die ARS Seminar und Kongreß VeranstaltungsgmbH
