November 4, 2021

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Der Novem­ber ist der Ein­he­bungs­mo­nat für das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt. Die nach­fol­gen­de Check­lis­te gibt Ihnen Hin­wei­se und Tipps, die eine feh­ler­freie Ein­he­bung garan­tie­ren.

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Wie sieht die gesetz­li­che Rege­lung bezüg­lich der Ein­he­bung des E‑Card-Ser­vice-Ent­gelts aus?

Der Dienst­ge­ber hat jeweils per 15. Novem­ber für das kom­men­de Jahr für die zu die­sem Stich­tag bei ihm beschäf­tig­ten Per­so­nen ein Ser­vice-Ent­gelt für die E‑Card in Höhe von € 12,70 (Wert 2021 für 2022) ein­zu­he­ben und an die zustän­di­ge Kran­ken­kas­se abzuführen.

Rechts­quel­le: § 31c Abs 3 Z 1 ASVG

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Für wel­che Per­so­nen ist das das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt vom Arbeit­ge­ber einzuheben?

Das Ser­vice-Ent­gelt ist für fol­gen­de Per­so­nen vom Dienst­ge­ber ein­zu­he­ben, wenn für die­se zum Stich­tag 15. Novem­ber ein Kran­ken­ver­si­che­rungs­schutz nach dem ASVG besteht:

  • ech­te und freie Dienstnehmer,
  • Lehr­lin­ge,
  • Per­so­nen in einem Aus­bil­dungs­ver­hält­nis,
  • Dienst­neh­mer, die auf­grund einer Arbeits­un­fä­hig­keit min­des­tens die Hälf­te ihres Ent­gelts fort­ge­zahlt bekommen,
  • Bezie­her einer Urlaubs­er­satz­leis­tung sowie 
  • Bezie­her einer Kün­di­gungs­ent­schä­di­gung.

Die Ein­he­bung erfolgt auch dann, wenn die­ser Dienst­neh­mer bei einem ande­ren Dienst­ge­ber, als Selbst­stän­di­ger (GSVG), als Land­wirt (BSVG) oder als Beam­ter (BVA) bereits ver­si­chert ist.

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In wel­chen Fäl­len ist das das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt nicht vom Dienst­ge­ber einzuheben?

Nicht ein­zu­he­ben ist das Ser­vice-Ent­gelt für:

  • anspruchs­be­rech­tig­te Angehörige,
  • Beschäf­tig­te, deren Pflicht­ver­si­che­rung in der Kran­ken­ver­si­che­rung erst nach dem 15.11. begon­nen hat,
  • Dienst­neh­mer, die am Stich­tag 15.11. kei­ne Bezü­ge vom Dienst­ge­ber erhal­ten (zB Wochen­hil­fe, Karenz nach dem MSchG/VKG, Papa­mo­nat, Prä­senz­dienst bzw Zivil­dienst, Bildungskarenz),
  • Dienst­neh­mer, die auf­grund einer Arbeits­un­fä­hig­keit weni­ger als die Hälf­te ihres Ent­gelts fort­ge­zahlt bekom­men, unter der Vor­aus­set­zung, dass die­ser Dienst­neh­mer am 15. 11. gleich­zei­tig Kran­ken­geld von der Kran­ken­kas­se erhält,
  • gering­fü­gig Beschäf­tig­te (Aus­nah­me: Der Dienst­neh­mer ist zwar im Novem­ber gering­fü­gig beschäf­tigt, war jedoch im Okto­ber voll­ver­si­chert und dies ist er auf­grund der „Schutz­mo­nats­be­stim­mung“ auch im Novem­be ➪ E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt ist vom Dienst­ge­ber einzuheben),
  • Per­so­nen, von denen bekannt ist, dass sie bereits im ers­ten Quar­tal des nach­fol­gen­den Kalen­der­jah­res wegen Pen­si­ons­an­trit­tes von der Pflicht­ver­si­che­rung abge­mel­det werden.

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Wie wird das das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt gegen­über der Kran­ken­kas­se ver­rech­net und muss sie auf dem Lohn­kon­to bzw. auf dem Lohn­zet­tel ange­führt werden?

  • Betrie­be, die die Bei­trä­ge im Lohn­sum­men­ver­fah­ren abre­chen (Selbst­ab­rech­ner) haben das Ser­vice-Ent­gelt mit­tels monat­li­cher Bei­trags­grund­la­gen­mel­dung (mBGM) für Novem­ber an den zustän­di­gen Kran­ken­ver­si­che­rungs­trä­ger zu mel­den und mit den übri­gen Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­trä­gen für Novem­ber bis spä­tes­tens 15.12. abzu­füh­ren,
  • Bei Vor­schrei­be­be­trie­ben wird das Ser­vice-Ent­gelt auto­ma­tisch berücksichtigt.
  • Da es sich beim E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt um einen SV-Pflicht­bei­trag han­delt, muss es am Lohn­kon­to auf­schei­nen,.
  • Auch im Jah­res­lohn­zet­tel (L16) muss das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt aus­ge­wie­sen wer­den und zwar unter der Kenn­zahl 230 (abzugs­fä­hi­ge Pflicht­bei­trä­ge) sowie in der Vor­ko­lon­ne unter „Ins­ge­samt ein­be­hal­te­ne SV-Bei­trä­ge“.
  • In bei­den Fäl­len wird das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt auf­ad­diert mit den abzugs­fä­hi­gen Dienstnehmeranteilen.

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Wer ist für die E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt-Ein­he­bung bei jenen Per­so­nen zustän­dig, für die der Dienst­ge­ber kei­ne Ein­he­bung vornimmt?

Für alle ande­ren Per­so­nen (zB Selbst­ver­si­cher­te, Bezie­her von Kran­ken­geld oder Wochen­geld) hat die Kran­ken­kas­se zum Stich­tag das Ser­vice-Ent­gelt ein­zu­he­ben und die­se ist bin­nen 15 Tagen nach Zustel­lung der Vor­schrei­bung einzuzahlen.

  • Für Per­so­nen, die über das Arbeits­markt­ser­vice kran­ken­ver­si­chert sind, hat das Arbeits­markt­ser­vice zum Stich­tag das Ser­vice-Ent­gelt ein­zu­he­ben,
  • Aus­ge­nom­men sind Pen­si­ons­be­zie­her, gering­fü­gig Beschäf­tig­te, Zivil- oder Prä­senz­die­ner, anspruchs­be­rech­tig­te Ange­hö­ri­ge und Per­so­nen, die einen gesetz­li­chen Befrei­ungs­grund für die Ein­he­bung des Ser­vice-Ent­gelts haben (zB Rezeptgebührenbefreiung.

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Was pas­siert, wenn „zu Unrecht“ E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt ent­rich­tet wurde?

Für den Dienst­ge­ber ist es nicht von Bedeu­tung, ob der jewei­li­ge Dienst­neh­mer mehr­fach ver­si­chert ist oder ob eine Rezept­ge­büh­ren­be­frei­ung vor­liegt. Er hebt das Ser­vice-Ent­gelt den­noch ein. 

  • Die betrof­fe­nen Per­so­nen kön­nen das allen­falls zu viel bezahl­te Ser­vice-Ent­gelt über Antrag bei der Kran­ken­kas­se rück­for­dern. Hier­bei muss die betrof­fe­ne Per­son eine vom Dienst­ge­ber aus­ge­stell­te Bestä­ti­gung bei­le­gen, dass die­ser das Ser­vice-Ent­gelt ein­be­hal­ten und abge­führt hat,

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Wie wirkt sich das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt steu­er­recht­lich aus?

a) bei ech­ten Dienstnehmern:

  • Wird das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt vom Dienst­ge­ber durch Abzug ein­be­hal­ten, so redu­ziert es als Pflicht­bei­trag die lau­fen­de Lohn­steu­er­be­mes­sungs­grund­la­ge.
  • Auf dem Jah­res­lohn­zet­tel erfolgt der Aus­weis in der Sum­me „ins­ge­samt ein­be­hal­te­ne SV-Bei­trä­ge, Kam­mer­um­la­ge, Wohnbauförderung“.

b) bei frei­en Dienstnehmern:

  • Ein vom Auf­trag­ge­ber ein­ge­ho­be­nes Ser­vice-Ent­gelt kann der freie Dienst­neh­mer als Betriebs­aus­ga­be abset­zen.
  • Nach Rück­spra­che mit der Finanz­ver­wal­tung spricht nichts gegen eine Auf­nah­me des Ser­vice-Ent­gelts in die Kenn­zahl 270 des Mel­de­for­mu­lars E18.

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Löst Rück­erstat­tung eines E‑Card-Ser­vice-Ent­gelts eine Pflicht­ver­an­la­gung aus?

➪ Nein.

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Muss für fall­wei­se Beschäf­tig­te ein E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt vom Dienst­ge­ber ein­be­hal­ten werden?

Nur dann, wenn für die­se Per­son am 15. 11. ein voll­ver­si­cher­ter Beschäf­ti­gungs­tag vor­liegt, dh die Per­son hat am 15. Novem­ber gear­bei­tet und hie­für ein Ent­gelt über der täg­li­chen Gering­fü­gig­keits­gren­ze erhal­ten.

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Muss für gering­fü­gig Beschäf­tig­te, die nach § 19a ASVG selbst­ver­si­chert sind, eine E‑Card-Gebühr ein­ge­ho­ben werden?

Wenn am Stich­tag 15. 11. inso­weit eine Voll­ver­si­che­rung vor­liegt, dann ist die Kran­ken­kas­se für die Ein­he­bung des E‑Card-Ser­vice-Ent­gelts zustän­dig.

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Muss für gering­fü­gig Beschäf­tig­te, die auf­grund meh­re­rer gering­fü­gi­ger Beschäf­ti­gun­gen im Ergeb­nis voll­ver­si­chert sind, vom Dienst­ge­ber ein E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt ein­be­hal­ten werden?

  • Der Dienst­ge­ber ist für die­se Fäl­le nicht zustän­dig. Die Kran­ken­kas­sen heben nur dann ein E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt ein, wenn der Ver­si­cher­te die Voll­ver­si­che­rung im Vor­aus fest­stel­len lässt,
  • Wird die Voll­ver­si­che­rung erst im Nach­hin­ein fest­ge­stellt, so unter­bleibt (der­zeit) die Ein­he­bung des E‑Card-Ser­vice-Ent­gelts durch die Krankenkasse.

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Wie oft muss ein Ser­vice-Ent­gelt ein­ge­ho­ben wer­den, wenn ein Dienst­neh­mer bei 3 ver­schie­de­nen Dienst­ge­bern jeweils voll­be­schäf­tigt ist?

  • Ins­ge­samt 3x – von jedem Dienst­ge­ber 1x!
  • Aller­dings kann (und soll­te) der Dienst­neh­mer in die­sem Fall von der Rück­erstat­tungs­mög­lich­keit Gebrauch machen (sie­he Fra­ge 6).
  • In Aus­nah­me­fäl­len kann auf die mehr­fa­che Ein­he­bung ver­zich­tet wer­den, wenn gewähr­leis­tet ist, dass die Gebühr zumin­dest ein­mal ein­be­hal­ten wird (zB wenn ein Personalverrech­ner einen Dienst­neh­mer 2 x abrech­net, und zwar 1 x als Teil­zeit­be­schäf­tig­ten in Fir­ma A und 1 x als Teil­zeit­be­schäf­tig­ten bei Fir­ma B).

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Ein Alters­pen­sio­nist arbei­tet par­al­lel voll­ver­si­chert.
Muss ein E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt ein­be­hal­ten werden?

Ja. Es besteht uE die Mög­lich­keit auf Rück­erstat­tung!

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Ist ein E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt ein­zu­be­hal­ten, wenn BVA‑, oder GSVG‑, oder BSVG-Ver­si­cher­te par­al­lel ein ASVG-Dienst­ver­hält­nis haben?

  • Grund­sätz­lich müs­sen (nur) BVA-, oder GSVG- oder BSVG-Ver­si­cher­te kein E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt ent­rich­ten, da deren Kran­ken­ver­si­che­rung ein Selbst­be­halts­sys­tem vorsieht.
  • Haben die­se genann­ten Per­so­nen par­al­lel ein voll­ver­si­cher­tes ASVG-Dienst­­ver­häl­t­­nis, dann muss der Dienst­ge­ber das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt abzie­hen. Es besteht in die­sem Fall kei­ne Mög­lich­keit auf Rück­erstat­tung (auch die Kran­ken­kas­se kann bspw im Krank­heits­fall leis­tungs­ver­pflich­tet sein).

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Wie hat in den Erwach­se­nen­bil­dungs­ein­rich­tun­gen Ein­be­hal­tung des E‑Card-Ser­vice-Ent­gelts für die Trai­ner zu erfolgen?

Steht im Nach­hin­ein fest, dass eine Voll­ver­si­che­rung vor­liegt (dies kann erst nach Ablauf des Semes­ters [also im Febru­ar] beur­teilt wer­den), dann muss das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt nach­träg­lich ein­be­hal­ten werden.

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Wirkt sich die Ein­be­hal­tung des E‑Card-Ser­vice-Ent­gelts auf die Lohn­pfän­dung aus?

Als Pflicht­bei­trag zur Sozi­al­ver­si­che­rung redu­ziert das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt auch die Pfän­dungs­be­mes­sungs­grund­la­ge.

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Ist das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt SV-rückerstattungsfähig?

Ja, das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt ist SV-rück­erstat­tungs­fä­hig. Es wird in die Berech­nung der SV-Rück­erstat­tung mit­ein­be­zo­gen (zustän­dig ist das Finanzamt).

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Wirkt sich die finan­zi­el­le Über­nah­me des E‑Card-Ser­vice-Ent­gelts durch den Dienst­ge­ber auf die Lohn­ver­rech­nung aus?

Über­nimmt der Dienst­ge­ber das E‑Card-Ser­vice-Ent­gelt, dann erhöht sich inso­weit die Bemes­sungs­grund­la­ge für …

  • … die Sozi­al­ver­si­che­rung sowie für die Abfer­ti­gung NEU;
  • … DBDZ und KommSt;
  • … die Lohn­steu­er durch den Vor­teil der finan­zi­el­len Übernahme.

Außer­dem erhöht sich die Jahres­sechs­tel-Basis (bzw. des BUAG-Jah­res­zwölf­tels) für die Besteue­rung der sons­ti­gen Bezü­ge nach § 67 Abs. 1 und 2 EStG, sowie die Jah­res­vier­tel- bzw. Jah­res­zwölf­tel-Berech­nungs­ba­sis für frei­wil­li­ge Abfer­ti­gun­gen „nach altem Recht“ nach § 67 Abs. 6 EStG.

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Ein Dienst­neh­mer tritt am 16. Novem­ber 2021 ins Unter­neh­men ein. Ist der Dienst­ge­ber für die Ein­he­bung des E‑Card-Ser­vice-Ent­gelts 2021 zuständig?

Nein

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