… muss eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden?

Immer wieder wird uns folgende Frage gestellt: Der Gehaltszettel soll nicht mehr als Papierausdruck, sondern elektronisch unseren DienstnehmerInnen zur Verfügung gestellt werden.

  1. Was ist zu beachten?
  2. Braucht es dazu eine Betriebsvereinbarung?

Zu beachten sind

1. Datenschutz

Der Dienstgeber ist aufgrund seiner Fürsorgepflicht verpflichtet und verantwortlich, den Datenschutz für Gehaltsdaten zu wahren. Es muss ausgeschlossen werden, dass Unbefugte (dazu zählen grundsätzlich auch Familienmitglieder des Dienstnehmers) die Möglichkeit haben, den Gehaltszettel einsehen und die Bezüge des Dienstnehmers feststellen können.

2. Vertrauliche Ausdruckmöglichkeiten

Es müssen Möglichkeiten seitens des Dienstgebers geschaffen werden, dass der Dienstnehmer den Gehaltszettel ausdrucken können muss, ohne dass eine dritte Person unbefugt die Gehaltsdaten lesen kann.

Ein Stockwerksdrucker wird diesbezüglich nicht ausreichen, da in diesem Fall der Dienstnehmer, nachdem er den Druckauftrag gegeben hat, einen Sprint zum Drucker hinlegen müsste, um zu vermeiden, dass ein sich beim Drucker befindlicher Dritter die Gehaltsdaten des Dienstnehmers zwischenzeitlich ansieht.

Eine vertrauliche Ausdruckmöglichkeit muss für den Mitarbeiter eingerichtet sein. Das Ausdrucken muss in einer Art möglich sein, die sicherstellt, dass keine dritte Person Kenntnis von den Daten erlangt.

3. Jederzeitige Zugriffsmöglichkeit durch Dienstnehmer

Der Dienstnehmer muss auf den Gehaltszettel auch zugreifen können, wenn er berechtigt abwesend (Krankheit, Urlaub, Dienstreise etc) ist. Es sind daher Vorkehrungen zu treffen, wie der Zugang zum Gehaltszettel gelöst wird, wenn der Dienstnehmer keinen Zugang zu einem PC hat, bzw. wenn er aufgrund langer Krankheit oder sonstiger länger dauernder Dienstverhinderung den Gehaltszettel nicht abrufen kann.

Betriebsvereinbarung erforderlich?

Da es sich hiebei um keine Datenverarbeitung handelt – sondern „nur“ um eine andere Form der Bereitstellung eines Ausdruckes, bedarf es uE keiner Zustimmung des Betriebsrates oder einer Betriebsvereinbarung für eine solche Umstellung – ihn an Bord zu haben, kann allerdings nie schaden.

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